Sinds 1 januari 2026 is de gestructureerde elektronische factuur verplicht voor Belgische B2B-transacties. Deze facturen worden onder meer via het Peppol-netwerk uitgewisseld. De overgang naar deze nieuwe manier van factureren brengt voor veel ondernemingen praktische en technische aandachtspunten met zich mee. Daarom voorziet de FOD Financiën in een tijdelijke tolerantieperiode. In dit artikel zetten wij de belangrijkste aandachtspunten voor u op een rij.
De pdf is geen factuur
Bij elektronische facturatie wordt in de praktijk vaak nog een pdf-document meegestuurd met de factuur. Deze pdf is echter geen juridisch geldige factuur. De gestructureerde elektronische factuur bestaat uit een XML-bestand en dit bestand vormt het officiële en wettelijk geldige document. Enkel deze XML voldoet aan de wettelijke vereisten inzake e-facturatie en moet ook correct worden bewaard. Wie uitsluitend de pdf of de visuele weergave van de elektronische factuur bewaart, beschikt in feite niet over een geldige factuur, wat fiscale gevolgen kan hebben.
Het is daarom essentieel dat uw facturatie- en archiveringssoftware niet alleen de visualisatie, maar ook het onderliggende XML-bestand bewaart.
Tolerantieperiode van de FOD Financiën tijdens de eerste drie maanden van 2026
De FOD Financiën past gedurende januari, februari en maart 2026 een administratieve tolerantie toe. In deze periode worden geen sancties opgelegd voor bepaalde inbreuken op de nieuwe verplichting tot elektronische facturatie, op voorwaarde dat de onderneming kan aantonen dat zij tijdig en op redelijke wijze de nodige voorbereidingen heeft getroffen om de regels correct toe te passen.
De tolerantie geldt enkel voor inbreuken die specifiek verband houden met de invoering van de nieuwe verplichting. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer de onderneming nog niet over de vereiste technische middelen beschikt om gestructureerde elektronische facturen te verzenden of te ontvangen, eventueel slechts voor bepaalde transacties zoals self-billing of
aankoopborderellen. Ook wanneer het eigen systeem of het systeem van een derde partij nog niet toelaat om een geldige gestructureerde elektronische factuur uit te reiken, bijvoorbeeld bij de combinatie van verschillende btw-regimes op één factuur, kan deze tolerantie van toepassing zijn.
In dergelijke situaties blijft de onderneming wel verplicht om op een andere manier aan haar facturatieverplichtingen te voldoen, bijvoorbeeld via een alternatief formaat of een alternatieve verzendwijze.
Fall back regeling bij technische problemen
Wanneer de bestemmeling van een elektronische factuur deze om technische redenen niet kan ontvangen, hetzij zelf, hetzij via een derde die in zijn naam en voor zijn rekening optreedt, is de leverancier tijdelijk niet verplicht om een gestructureerde elektronische factuur uit te reiken. De verplichting om een factuur uit te reiken blijft echter bestaan. In dat geval mag de leverancier een factuur op papier uitreiken of in een niet-gestructureerde elektronische vorm, bijvoorbeeld als pdf-document.
Deze terugvalmaatregel ontslaat de ontvanger niet van zijn verplichtingen. De ontvanger blijft verplicht om elektronische facturen van zijn leveranciers te kunnen ontvangen in de vorm waarin deze worden uitgereikt en moet daarom zonder uitstel de nodige stappen ondernemen om technisch in orde te zijn.
Btw-aftrek wanneer geen gestructureerde elektronische factuur wordt ontvangen
Voor de uitoefening van het recht op aftrek van btw moet een belastingplichtige beschikken over een regelmatige B2B-factuur. Voor handelingen die onder de verplichte e-facturatie vallen, vereist de regelgeving in principe een gestructureerde elektronische factuur.
Toch verhindert het niet-naleven van deze verplichting door één van de partijen niet automatisch de uitoefening van het recht op btw-aftrek. Op basis van het principe van substance over form en de rechtspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie kan een belastingplichtige zijn recht op aftrek behouden indien hij beschikt over een factuur die in een andere vorm is opgesteld, maar die wel alle wettelijk verplichte vermeldingen bevat. Het ontbreken van een gestructureerde elektronische factuur kan wel aanleiding geven tot administratieve sancties.
Volgens de Europese btw-richtlijn mogen lidstaten pas vanaf 2030 een gestructureerde elektronische factuur opleggen als formele voorwaarde voor het recht op btw-aftrek.
