Facturen protesteren via PEPPOL
Deel dit op:
Sinds 1 januari 2026 is elektronische facturatie via PEPPOL verplicht voor facturen tussen Belgische ondernemingen. Deze digitalisering zorgt voor een snellere en efficiëntere uitwisseling van facturen, maar roept ook nieuwe vragen op. Een van de meest voorkomende misverstanden is dat een factuur automatisch wordt betwist wanneer ze in een boekhoudpakket wordt geweigerd of een bepaalde status krijgt toegewezen binnen het PEPPOL-netwerk.
Dat is echter niet het geval. Hoewel de verzending en verwerking van facturen digitaliseren, blijven de juridische spelregels ongewijzigd. Een factuur die niet tijdig en correct wordt geprotesteerd, kan nog steeds als aanvaard worden beschouwd.
PEPPOL verandert niets aan de juridische regels
Een factuur blijft in het Belgische verbintenissenrecht een eenzijdige rechtshandeling van de leverancier. Wanneer een onderneming een factuur ontvangt waarmee zij niet akkoord gaat, moet zij haar bezwaren duidelijk kenbaar maken aan de leverancier. Gebeurt dit niet, dan kan sprake zijn van stilzwijgende aanvaarding van de factuur, met een verplichting tot betaling tot gevolg.
De invoering van PEPPOL wijzigt dus de manier waarop facturen worden verzonden, maar niet de manier waarop ze juridisch moeten worden betwist.
Een technische status is geen geldig protest
Veel boekhoudsoftware laat toe om een ontvangen factuur te weigeren, af te keuren of van een technische status te voorzien. Hoewel dit nuttig kan zijn voor de interne opvolging, vormt dit op zich geen juridisch geldig protest.
Een leverancier kan immers niet automatisch weten welke concrete bezwaren u heeft tegen de factuur. Rechtbanken hechten vooral belang aan een expliciete en aantoonbare communicatie waarin de leverancier effectief op de hoogte wordt gebracht van de betwisting. Enkel zo kan worden aangetoond dat de factuur tijdig werd geprotesteerd.
Hoe protesteert u een factuur correct?
1. Protesteer schriftelijk
Een geldig protest gebeurt bij voorkeur via e-mail aan de leverancier of via een aangetekende brief. Belangrijk is dat de leverancier uw protest daadwerkelijk ontvangt en dat u dit later kunt bewijzen indien nodig. Een goed gemotiveerde e-mail kan hiervoor perfect volstaan.
2. Wacht niet te lang
Een factuur moet binnen een redelijke termijn worden geprotesteerd. In de praktijk wordt vaak uitgegaan van een termijn tussen 7 en 14 dagen, met maximaal één maand als richtlijn. Hoe langer u wacht, hoe moeilijker het wordt om nadien nog aan te tonen dat u de factuur niet heeft aanvaard.
3. Motiveer uw bezwaren duidelijk
Een geldig protest vermeldt best het factuurnummer en de factuurdatum, welke prestaties of bedragen worden betwist, waarom u de factuur niet aanvaardt en eventuele bewijsstukken ter ondersteuning. Hoe concreter uw bezwaar wordt omschreven, hoe sterker uw juridische positie.
4. Bewaar bewijzen
Zorg ervoor dat u kunt aantonen dat uw protest de leverancier heeft bereikt. Hiervoor kunnen onder meer een lees- of ontvangstbevestiging van uw e-mail, een antwoord van de leverancier of het bewijs van verzending en ontvangst van een aangetekende brief dienen.
Wat betekent dit concreet voor uw onderneming?
PEPPOL maakt de digitale verwerking van facturen eenvoudiger, maar neemt uw verantwoordelijkheid als ontvanger niet weg. Ontvangt u een factuur die niet overeenstemt met de gemaakte afspraken, dan is het belangrijk om onmiddellijk actie te ondernemen.
Een technische weigering in uw boekhoudpakket kan een nuttige eerste stap zijn voor de interne verwerking, maar vervangt nooit een formeel protest aan de leverancier. Enkel een schriftelijke, duidelijke en aantoonbare communicatie biedt voldoende bescherming tegen een latere discussie over de geldigheid van de factuur.
Weiger de factuur niet alleen technisch, maar protesteer ze ook tijdig, schriftelijk, duidelijk gemotiveerd en op een aantoonbare manier bij de leverancier.
Besluit
De verplichte elektronische facturatie via PEPPOL brengt veel voordelen met zich mee, maar verandert niets aan de juridische principes rond factuurbetwistingen. Ondernemers doen er goed aan om foutieve of onterechte facturen altijd tijdig, schriftelijk en goed gemotiveerd te protesteren. Zo vermijdt u dat een betwiste factuur alsnog als aanvaard wordt beschouwd en beschermt u uw onderneming tegen onterechte betalingsverplichtingen.
DISCLAIMER: Dit artikel werd gepubliceerd/voor het laatst gewijzigd op 30/09/2026 en werd opgesteld conform de op dat moment geldende wetgeving, rechtspraak, rechtsleer en interpretaties. Sinds voormelde datum kunnen er zich wijzigingen voordoen waardoor dit artikel verouderde informatie kan bevatten.
Recent nieuws
Blijf op de hoogte
Schrijf u in voor onze nieuwsbrief met fiscale updates en ondernemersnieuws.
